Zo herken je werk dat geautomatiseerd kan worden
- Je typt gegevens over van het ene systeem naar het andere.
- Je stuurt steeds dezelfde soort mail, met alleen een andere naam of datum.
- Je zet aan het eind van de maand dingen om in facturen of rapportages.
- Je houdt iets bij in een spreadsheet die eigenlijk uit een ander systeem komt.
- Er gaat soms iets mis omdat iemand een stap vergeet.
Nieuwe aanvraag via je website
Nu: Een mail komt binnen, iemand typt het over in Excel of het CRM en stuurt later handmatig een reactie.
Geautomatiseerd: De aanvraag staat direct in je CRM, de klant krijgt meteen een bevestiging en jij krijgt een taak in je agenda.
Facturen en boekhouding
Nu: Orders, uren of afspraken worden aan het eind van de maand met de hand omgezet in facturen.
Geautomatiseerd: Elke order of afgeronde klus wordt automatisch een factuur in je boekhoudpakket, klaar om te versturen.
Offertes voorbereiden met AI
Nu: Elke offerte begint met een leeg document en een uur zoeken naar prijzen en eerdere teksten.
Geautomatiseerd: Een AI-assistent leest de aanvraag, pakt jouw prijzen en teksten erbij en zet een concept klaar dat jij alleen nog controleert.
Je inbox voorsorteren
Nu: Klantvragen, facturen en spam komen allemaal in één inbox terecht en worden één voor één bekeken.
Geautomatiseerd: Mail wordt automatisch gelabeld en doorgezet naar de juiste persoon, met een voorgesteld antwoord erbij.
Herinneringen en opvolging
Nu: Afspraken, verlopen offertes en betalingen worden bijgehouden in iemands hoofd of op een post-it.
Geautomatiseerd: Klanten krijgen op het juiste moment automatisch een herinnering per mail of sms. Jij hoeft er niet meer aan te denken.
Rapportages
Nu: Elke week cijfers uit drie systemen kopiëren naar een spreadsheet.
Geautomatiseerd: Elke maandagochtend staat een overzicht met de belangrijkste cijfers in je mailbox.
Wanneer AI wel en niet zinvol is
Voor werk met vaste stappen, zoals gegevens doorzetten of een factuur maken, heb je geen AI nodig: een gewone koppeling is betrouwbaarder en goedkoper. AI wordt interessant als er gelezen of geschreven moet worden, zoals een aanvraag begrijpen, mail sorteren of een eerste versie van een offerte maken. Een mens controleert dan het resultaat.
Rekenvoorbeeld: loont het?
Tel hoeveel uur het werk nu per week kost en vermenigvuldig dat met wat een uur jou of je medewerker kost. Een rekenvoorbeeld: drie uur per week tegen €40 per uur is ruim €6.000 per jaar. Kost de automatisering minder dan dat, dan heb je het binnen een jaar terugverdiend. En de fouten die je voorkomt tellen we dan nog niet eens mee.
Bij ons begint een workflow bij €750, een koppeling tussen twee systemen bij €1.250 en een AI-assistent bij €1.500, exclusief btw. In een gratis automatiseringsscan rekenen we het voor jouw situatie uit.